¿Qué es el OCR y qué beneficios tiene para los negocios?

Los sistemas OCR, Optical Character Recognition en su denominación inglesa, incrementan la eficacia empresarial en distintas áreas entre las que destacan producción, logística, calidad o compras, y está siendo toda una revolución en el marco de la automatización de la gestión documental.

¿Qué es el OCR?

El OCR o Reconocimiento Óptico de Caracteres es, como su propio nombre indica, un sistema que identifica caracteres alfanuméricos impresos o grabados a partir de la obtención de una imagen. Esta tecnología se utiliza para la realización de lectura de códigos y digitalización de textos, y posibilita la gestión autónoma de la información, lo que supone ahorro de tiempo, eliminación de errores, y mayor eficiencia.

El Optical Character Recognition se emplea, por ejemplo, para localizar artículos en almacén o reconocer referencias impresas en piezas o productos, de cara a automatizar los procesos de gestión de entrada y salida de stock, realizar seguimientos de fechas de producción o caducidad, eficientar los sistemas de control de calidad u optimizar los procesos de trazabilidad, entre otras tareas.

Pero, como hemos adelantado, no solo tienen utilidad para la lectura de caracteres sueltos, los sistemas OCR pueden emplearse para la digitalización de documentos impresos de cualquier tipo: facturas, albaranes, tickets, contratos, recibos, y un largo etcétera.

Con esta aplicación el Reconocimiento Óptico de Caracteres se ha convertido en el aliado perfecto de los sistemas de gestión documental, claves para la optimización del trabajo en las empresas. La automatización de la gestión del flujo de documentos de las organizaciones libera tiempo, aumenta la eficacia e incrementa la seguridad, tareas a las que, como vemos, contribuye de manera destacada el OCR.

¿Qué son los sistemas de gestión documental??

Los sistemas de gestión documental los constituyen el conjunto de técnicas que posibilitan esa automatización en el tratamiento de documentos. La tramitación de facturas, albaranes, nóminas, etc., exige una importante dedicación de los equipos que tienen que dar entrada a los documentos, llevar a cabo los pasos que requieran cada uno de ellos, dar traslado a los responsables de cada acción, y proceder a su archivo y almacenamiento. Es un trabajo que consume mucho tiempo porque son numerosos los procesos que se abren a diario y que hay que tener controlados.

En este marco, la gestión documental ahorra dedicación y espacio, incrementa el control sobre los documentos, permite ganar en seguridad posibilitando la realización de copias y el establecimiento de claves de acceso, o facilita la consulta de la información, entre otras muchas potencialidades.

OCR en la gestión documental

Como estamos viendo los software de OCR escanean documentos de cualquier tipo, analizan su contenido y extraen la información que contienen. De este modo, facturas, albaranes, contratos o tickets se convierten en datos estructurados en formato digital y se automatizan su gestión ganando en eficiencia y tiempo.

Es decir, una vez se captura la información del documento en papel con tecnología OCR los propios sistemas de gestión documental dan trámite automático a la información recopilada, tanto para el cumplimiento de los procedimientos administrativos que requiera como para su archivo. Y este último punto no es menos importante que la tramitación documental. Podemos necesitar una factura, contrato o albarán de hace años, siendo ahora su búsqueda sencilla y rápida porque toda la información se custodia digitalizada en un mismo lugar, cuando antes había que examinar distintos archivadores hasta localizar el documento requerido.

Pero los sistemas OCR tienen aún más ventajas. No solo nos permiten automatizar la gestión administrativa, y organizar y almacenar los documentos para simplificar las búsquedas, es también posible editar la información añadiendo datos o borrando registros. En definitiva, permiten tener los documentos actualizados y adecuados a las necesidades de la empresa.

OCR basado en Deep Learning

El Reconocimiento Óptico de Caracteres se enfrenta también a lecturas más complejas como las realizadas en plásticos, grabados en metal, las impresas en materiales curvos, etc. Para dar respuesta a identificaciones complejas se han desarrollado sistemas de lectura con Deep Learning, que aprenden distintas versiones posibles de los caracteres para reconocerlos cuando no presentan su imagen óptima.

Para conseguir enseñar a las máquinas se recopilan imágenes de los caracteres en diferentes versiones, se etiquetan sus características, se entrena el modelo y se valida su rendimiento. Tras este proceso es posible identificar caracteres alfanuméricos deformados, con brillos, con impresiones parciales, en distintas posiciones o con poco contraste.

Beneficios del OCR

• Conversión digital y almacenamiento automático de los documentos impresos.
• Ahorro de espacio.
• Aumento de la seguridad en la custodia de la información.
• Accesibilidad y disminución de tiempo en las labores de búsqueda.
• Control total del ciclo de vida del documento con posibilidad de actualizar los archivos, incorporando información o borrando registros