Gestión integral de stock con dashboards intuitivos y sencillos

Vivimos en un mundo rápido, en el que cada segundo cuenta. Los procesos de digitalización que estamos viviendo en todos los sectores de actividad han imprimido celeridad hasta a las actividades más cotidianas como comprar, informarse o comunicarse. Nuestro entorno es cada vez más exigente en lo que a los ratios temporales se refiere por dos condicionantes principales: el primero, que se ha generado la necesidad de satisfacer querencias, resolver problemas, otorgar respuestas… de manera inmediata, el segundo, que el ritmo al que nos vemos sometidos día a día nos aboca a una endémica falta de tiempo.

Esta lucha contra el reloj la lidiamos tanto en los espacios privados como en los laborales, en los que esa necesaria celeridad de la que hablamos ha encontrado un importante aliado en los datos. Porque si bien nuestro mundo es rápido, también es un mundo lleno de información que ahora podemos recopilar, tratar y utilizar en nuestro propio beneficio, en tiempo real.

En el ámbito industrial, nuestro principal sector de actividad, estos dos factores, tanto el tiempo como la información, son cruciales y están estrechamente vinculados, por lo que todos los esfuerzos se centran en el incremento de ambos: ganar tiempo de producción, de reacción, para la toma de decisiones… y explotar el dato para optimizar procesos que nos lleven, cerrando el círculo, a la consecución de ese tan deseado tiempo.

Predicción de la demanda

Para verlo más claro trabajemos con un ejemplo. Vamos a centrarnos en los beneficios de los sistemas de predicción de la demanda, concretamente en AIDÓO Purchases, de cara a eficientar procesos industriales a lo largo de toda la cadena de suministro, ganando e incluso adelantándonos al tiempo y, en consecuencia, mejorando la productividad y la rentabilidad.

Las herramientas de predicción de la demanda nos permiten predecir las ventas que se van a producir simplificando enormemente el trabajo, en primer lugar en almacén, con su réplica consiguiente en el resto de eslabones de negocio. Al igual que si tuviéramos una bola de cristal, si conocemos la demanda futura de nuestro inventario podremos adecuar el stock a nuestras necesidades, evitando sobreabastecernos y las temidas roturas de stock. De este modo, se acaba con el riesgo de pérdida por obsolescencia, se ahorra espacio, se mejora la atención al cliente, se simplifica la toma de decisiones que serán más acertadas, se evita el inmovilizado, y un largo listado de beneficios que redunda directamente en la rentabilidad del negocio.

Para llegar a este fin, de manera muy simplificada, es necesario capturar datos generados tanto interna (ERP, IoT, CRM, históricos de actividad…) como externamente (calendarios, meteorología, mercado…), tratarlos con algoritmos predictivos y traducirlos a un lenguaje muy sencillo y visual que nos permite comprobar de un solo vistazo el estado del stock y las necesidades inmediatas y futuras, ganando el preciado tiempo que no tenemos. Veámoslo con capturas reales.

Compras

En el caso concreto de AIDÓO Purchases podemos comprobar de manera muy sencilla y visual, de un solo vistazo, la situación descriptiva de nuestras compras históricas por producto y por proveedor conociendo el ranking de retrasos de cada uno de ellos.

Como podemos observar en la figura 1, toda la información necesaria relativa a las compras la encontramos en un único espacio, un dashboard intuitivo y dinámico que muestra el número de pedidos, líneas de compra, promedio real de Transit Time, porcentaje de líneas en fecha, días de retraso en entrega, evolución de las compras, productos activos más comprados, evolución de las compras por producto, ranking de proveedores por retraso y cantidades pedidas por proveedor. Es decir, toda la información útil para la gestión de pedidos se encuentra en una única pantalla, actualizada en tiempo real.

Ventas

De igual manera quedan reflejadas las ventas. En este caso, en base a la monitorización de indicadores clave podemos conocer el informe descriptivo del histórico de ventas por producto y mercado, con indicación de los activos más vendidos.

La información mostrada en este caso es la evolución global de las ventas, evolución de las ventas por producto, productos activos más vendidos, productos activos más vendidos por mercado, distribución de ventas por mercado, número de pedidos de venta, número de líneas de venta, y los días de servicio. De nuevo la información se concentra en una única pantalla dinámica que a un solo golpe de vista nos permite captar todos los registros que necesitamos en la gestión diaria.

Inventarios

AIDÓO Purchases muestra además la situación del inventario, teniendo en cuenta la rotación en base a las ventas, con una clasificación de las referencias ABC/XYZ de todos los productos.

Como vemos en la figura 3, cinco gráficos muestran la dispersión del stock ABC/XYZ, el stock actual ABC/XYZ, el stock actual por mercado, el stock activos/bloqueados, y el stock no sellable. Mientras que como reseña de dato se recoge el consumo medio, la rotación del stock, los días de stock, cantidad de stock hoy (sellable y no sellable) y la fecha de stock.

Predicciones + Sugerencia de compras

Veamos, por último, el dashboard dedicado a las predicciones de la demanda, que incluye un apartado de sugerencias automatizadas de compra, para facilitar el trabajo de los equipos y simplificar la toma de decisiones.

En este cuadro de mando podemos ver, como hito de especial relevancia, la previsión de ventas por referencia y sugerencia de compra (esquina inferior derecha) de aquellos productos que se encuentran en potencial rotura. Esta información de transcendencia está acompañada de la evolución consumo/predicción, evolución del stock previsto, ventas por producto y mercado, evolución consumo/predicción por mercado, y de un resumen pedidos a 60 días.

Más tiempo de planificación, menos tiempo de decisión

Como vemos, las herramientas de predicción de la demanda, concretamente AIDÓO Purchases, nos ofrecen toda la información necesaria de compras, ventas, inventario y la previsión de lo que acontecerá en un futuro, con sugerencias automatizadas de compras y la inclusión de alarmas parametrizables, de cara a simplificar y hacer más acertada la toma de decisiones.

Trazar la hoja de ruta de los equipos de almacén es ahora mucho más sencillo, puesto que se cuenta con información detallada, no solo de los históricos y el estado actual, sino también de lo que acontecerá en un futuro. Las tareas de aprovisionamiento y gestión de stock son, en consecuencia, mucho más eficientes, puesto que solo se adquiere o produce el stock que se prevé va a tener salida, evitando los riesgos inherentes a sobreabastecimiento y a las roturas de stock. Repercuten, además, en toda la cadena de suministro, puesto que Producción, Marketing, Financiero, Logística basarán sus acciones en la predicción de la demanda de referencias, ganando en conjunto en eficiencia, rentabilidad y el tiempo al que aludíamos en el inicio del post.

Como apuntábamos los negocios que basan su estrategia de gestión de stock en sistemas de predicción de la demanda  tienen más tiempo de reacción y más tiempo para la planificación de compras, empleando menos tiempo en la toma de decisiones, que es mucho más sencilla. Cuentan además con mucha más información, en paneles dinámicos, sencillos e intuitivos, para optimizar procesos a lo largo de la cadena de suministro, ganando también en rentabilidad y competitividad.

A modo de resumen, si volvemos a los dos condicionantes expuestos en las primeras líneas del post, con los sistemas de predicción de la demanda se gana tiempo de planificación y se emplea menos tiempo, el que no tenemos, en los procesos de análisis y decisión.