Soluciones adaptadas con Power BI y Power Apps

La información es poder

Quien tiene la información tiene el poder, o en este caso el ‘Power’. Seguramente todos estamos de acuerdo en que esa frase puede aplicarse con éxito a todos los aspectos de la vida. Cuanto más sepamos de cualquiera de los ámbitos en los que nos desenvolvemos diariamente, en mejor situación estaremos para lograr nuestros objetivos.

En el mundo de la empresa este razonamiento va un paso más allá. La información es poder, pero también eficacia, productividad, rentabilidad, dinero… Los negocios hablan, solo hay que saber escucharles. Como ya hemos desgranado en anteriores post la transformación de lo que nos cuentan (datos) en información útil, adaptada a nuestras necesidades, nos sitúa en una posición inmejorable para afrontar el futuro con certeza, y no con las incertidumbres propias e inherentes a la actividad económica general, acrecentada en tiempos difíciles como los que atravesamos por la incidencia del COVID-19.  

El desarrollo de proyectos de Business Intelligence (BI) nos permiten dar ese salto y hacer una radiografía temporal de la empresa para, con la información obtenida, realizar estimaciones de cara tomar las mejores decisiones posibles. Aunque, como vamos a ver, tan importante como la obtención de información es como la manejemos de cara a hacerla útil para nuestros fines empresariales.

Power BI: análisis visuales, dinámicos e intuitivos

Hay distintas soluciones de Business Intelligence en el mercado, de hecho en LIS Solutions trabajamos con varias  en función de las necesidades de nuestros clientes (Qlik Sense, Qlikview, Tableau). Una de ellas es Power BI, reconocida por la agencias Gartner como líder en analítica e inteligencia empresarial.

Y merece el reconocimiento, ya que se trata de una herramienta muy versátil que permite unificar datos de diversos orígenes (internos y externos), y simplifica su tratamiento y visualización, gracia a la Inteligencia Artificial. Su mayor ventaja es que nos posibilita el diseño de cuadros de mando dinámicos e intuitivos, que hacen que el proceso de análisis y comprensión de la información sea visual y sencillo, simplificando la toma de decisiones de cara a la mejora de los resultados empresariales.

Tenemos ya la información extraída, extractada y plasmada en dashboards intuitivos, pero podemos dar un paso más, creando aplicaciones a medida, adaptadas a cada negocio o a cada área de negocio, que optimicen el trabajo realizado con Power BI. Este paso al siguiente nivel lo damos de la mano de otra de las herramientas que Microsoft enmarca en su Power Plataform: Power Apps.

Power Apps: captura y gestión de datos

Power Apps es una herramienta diseñada para crear aplicaciones de captura y gestión de datos. Y ahí está su gran potencial y utilidad, muestra información al usuario, pero también la recoge a partir de sencillos formularios, y la conecta con bases de datos preexistentes, como los informes y paneles generados con Power BI.

Dicho de otra manera, Power Apps tiene una conexión activa con las fuentes de datos con las que está vinculada, es decir, reevalúa la información en las listas de origen en función de los nuevos items registrados y viceversa. Los cambios en Power BI son aplicados y visibles de manera inmediata en las aplicaciones creadas con Power Apps, al igual que si el procedimiento es el contrario. Se cierra, por tanto, el círculo: las tareas se automatizan ganando tiempo, eficacia y productividad. Y no es una frase banal, un estudio de Total Economic Impact™, encargado a Forrester Consulting, afirma que Power Apps permite reducir los costes de desarrollo de aplicaciones en un 74%, y posibilita un promedio de mejora en la productividad de los empleados de 3,2 horas semanales.

Esta cuarta pata de la Power Plataform presenta tres modelos de trabajo: aplicaciones lienzo, aplicaciones basadas en modelos y portales. Vamos a ver las características y posibilidades de cada uno de ellos.

Aplicaciones lienzo

Las aplicaciones lienzo o aplicaciones Canva presentan una gran flexibilidad en el desarrollo de la interface. Como su propio nombre indica, partimos de un lienzo en blanco en el que podemos personalizar desde cero la experiencia de usuario, adaptándola a las necesidades concretas de cada empresa, departamento o encomienda determinada. Admite la adecuación de cada detalle a las características específicas del negocio, y su optimización para tareas y roles específicos.

El mecanismo para su desarrollo cuenta con una doble vertiente, las aplicaciones pueden generarse desde el propio Power Apps, al que luego se vincularán las fuentes de datos o, directamente, a través de otros productos de Microsoft como, el ya mencionado, Power BI o SharePoint.

Aplicaciones basadas en modelos

Las aplicaciones basadas en modelos o model-driven permiten la creación de productos más sofisticados a partir del uso de datos y procesos de negocio. Con estos como base se generan automáticamente aplicaciones inmersivas, que se ejecuten en cualquier dispositivo. Aunque no se puede desarrollar la interfaz como en el caso de las Canva Apps, si permite personalizar las entidades del negocio y adaptar la experiencia del usuario a roles específicos con formularios, dashboards, gráficas y otros componentes.

Portales

Powers Apps facilita, también, la creación de portales web que abren la muestra y recogida de información a usuarios tanto internos como externos a la organización. Esta funcionalidad permite integrar formularios, vistas y gráficos basados en modelos, e incorporar informes o paneles de Power BI, para logar una mayor conexión con partners y clientes, con los que se podrá interactuar ganando en eficacia y satisfacción empresarial. Nuestros compradores y aliados pasan a formar parte de los procesos de mejora del negocio, y pueden obtener información sobre las áreas que les afectan, creando una relación simbiótica de ‘win to win’.

Sea cual sea el modelo de aplicación utilizado, la fortaleza de Power Apps está en esa doble vertiente como suministradora de información de fácil lectura y recolectora de datos, tarea en la que se puede implicar a tanto personal como la entidad quiera. Veámoslo con un ejemplo: pongamos que hemos generado un planificador de operaciones de la cadena de suministro, con el objetivo de optimizar la red logística. Los operarios pueden consultar esta planificación en su móvil a través de Power Apps, modificarla si acontecen incidencias o crear nuevos registros y, automáticamente, serán actualizados los datos en las bases de origen, mostrando la información renovada, es decir, la nueva planificación, a todos los usuarios.

Conclusión

En la era del Big Data, de la Analítica Avanzada y la Industria 4.0 pasar por alto lo que nuestras propias empresas nos cuentan no parece una opción, si lo que se busca es ganar en rendimiento, eficacia y productividad. Los datos, y su análisis e interpretación, nos facilitan la toma de decisiones presentes y futuras.

En este proceso es muy importante la recogida de esa materia prima y su transformación en información útil para la empresa. La asociación entre Power BI y Power Apps consigue hacer de la extracción y visualización de la información un proceso dinámico, en el que cada una de estas herramientas, fundamentadas en la Inteligencia Artificial, nutre a la otra.

Power BI transforma los datos en información para mejorar la toma de decisiones, mientras que Power Apps posibilita a todos los usuarios el uso de esa información de forma intuitiva y dinámica, y les convierte en agentes activos de la compilación de nuevos datos, que nutrirán en tiempo real a ambas plataformas. De esta forma se automatizan procedimientos manuales obsoletos y se gana en eficacia gracias a la transformación digital.